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Tutorial Contasimple Chile para PrestaShop

 Cómo configurar el módulo de Contasimple Chile para PrestaShop





¿Qué es Contasimple Chile para PrestaShop?

Contasimple Chile para PrestaShop® es una extensión o "módulo" para tiendas online creadas con PrestaShop que te permite sincronizar automáticamente todas las facturas hacia tu cuenta en Contasimple Chile.

La sincronización tiene lugar de manera automática cada vez que se genera una factura por pedido realizado y marcado como pagado, de manera que te evita el trabajo de dar de alta manualmente dichas facturas en Contasimple Chile. Adicionalmente, podrás sincronizar todas las facturas generadas previamente a través del menú de estado de sincronización en pocos clics.

De esta manera podrás olvidarte de la gestión de las facturas hasta el momento de la presentación de impuestos, con la ventaja añadida de que Contasimple Chile te ayuda generando los modelos de IVA e IRPF automáticamente, e incluso te permite presentarlos vía telemática (en España) con tan solo unos pocos clics de ratón.

Gana más visibilidad del estado de tu negocio en tiempo real y mantén tu contabilidad e impuestos al día.


Características clave

  • Sincroniza automáticamente las facturas de los pedidos hacia tu cuenta en Contasimple Chile a medida que se vayan completando.
  • Exporta fácilmente las facturas previas con unos pocos clics.
  • Descarga el PDF de la factura de PrestaShop directamente desde el listado de facturas.
  • Accede a Contasimple Chile directamente con un clic desde PrestaShop.
  • Los clientes se crean automáticamente en Contasimple Chile usando la información de facturación del pedido.

Requisitos técnicos

  • Requiere PrestaShop 1.5 o superior.
    Se recomienda actualizar a PrestaShop 1.7.
  • Requiere que tu hosting disponga de la extensión cURL de PHP habilitada para poder comunicarse con la API de Contasimple Chile. Esta característica es común, pero se recomienda revisar las características del hosting primero.

Cómo obtener el módulo

El módulo de Contasimple Chile para PrestaShop debe adquirirse a través del Addons Marketplace, que es el sitio oficial de PrestaShop para adquirir todas sus extensiones.

Si no estás registrado aún, deberás hacerlo, ya que se necesita una cuenta de acceso a la que se vinculará tu licencia para usar el plugin.

Registro en PrestaShop Marketplace

Puedes registrarte en el Addons Marketplace de PrestaShop haciendo clic aquí. Si ya has adquirido otros módulos o temas anteriormente puedes saltarte este paso y hacer login en el marketplace.

Una vez registrado y autenticado en el Marketplace, podrás encontrar el módulo de Contasimple Chile simplemente escribiendo el nombre en el buscador.

El plugin aparecerá automáticamente al terminar de introducir la palabra Contasimple Chile, tal y como se muestra en la siguiente pantalla.

Buscar el módulo en PrestaShop Marketplace

Haz clic en el módulo Contasimple Chile que aparece en el resultado de la captura de pantalla anterior. Serás redirigido a la página del producto en Addons Marketplace, donde verás una breve descripción del módulo.

Añadir al carrito

El Marketplace funciona muy similar a tu tienda online y para adquirir el módulo deberás añadirlo al carrito de la compra y finalizar el proceso de compra a través de la pasarela de pago.

Una vez finalizado el proceso de compra del módulo, el siguiente paso será ir al panel de administración de tu PrestaShop para instalarlo. Para ello debes dirigirte al menú Módulos.

Menú 'Módulos' en el panel de administración de PrestaShop

Es importante que estés conectado a tu cuenta de Addons Marketplace también desde el panel de administración de PrestaShop para poder descargar el módulo. Si no lo has hecho ya, conéctate pulsando el botón Conectarse a Addons Marketplace que aparece en la parte superior de la pantalla en la que te encuentras:

Conectarse al Marketplace desde PrestaShop

Deberás introducir tu nombre de usuario y contraseña. Una vez conectado, buscaremos el módulo en la barra de búsqueda, similar a como hicimos para adquirirlo en el Marketplace:

Localizar el módulo Contasimple Chile a través del buscador

Tan solo nos queda hacer clic en el botón Instalar del cajetín del módulo que aparece como resultado de la búsqueda. Tras unos instantes que dura la instalación, veremos que el botón pasa a llamarse Configurar.

En este punto ya tendrás el módulo instalado en tu PrestaShop. Para poder empezar a utilizarlo, tendrás que vincular tu cuenta de Contasimple Chile con PrestaShop haciendo clic en el botón Configurar, ya que tu tienda online debe saber hacia dónde envía los datos y Contasimple Chile debe saber de quién los recibe (ver apartado siguiente).

Configurar módulo PrestaShop

Vincular PrestaShop con Contasimple Chile

Para empezar a transferir tus facturas a Contasimple Chile una vez instalado el módulo, el primer paso es conectar con tu cuenta. Si aún no tienes una cuenta en Contasimple Chile, puedes registrarte ahora haciendo clic aquí.

Asumiendo que ya estás registrado y tienes configurada la región fiscal y la empresa, podrás generar una APIKEY de Contasimple Chile. Esta clave de acceso es única para ti y te autoriza a conectar con Contasimple Chile para permitir que el proceso de sincronización de datos tenga lugar.

1

Generar la APIKEY en Contasimple Chile

Para generar la APIKEY, primero debes acceder a Contasimple Chile y hacer clic sobre el icono de perfil (esquina superior derecha de la pantalla) y presionando el botón Configuración.


Generar APIKEY

Localiza el menú lateral y haz scroll hacia abajo hasta visualizar la sección Aplicaciones externas y haz clic en el enlace.


Aplicaciones externas

Una vez cargada la sección, haz scroll hacia abajo hasta que veas la sección API - Acceso a tu cuenta y un poco más abajo Claves de autorización.

Haz clic en + Añadir clave de autorización y selecciona PrestaShop.


Generar APIKEY

Se generará una nueva clave, la puedes identificar como una larga secuencia de número y letras al azar, tipo ‘f851c3101c0a4cf48987615c58a911c2071’ (ver zona resaltada en la imagen).


Copiar APIKEY

Selecciona la clave con la ayuda del ratón y cópiala al portapapeles (botón derecho > 'Copiar' o Control + C) ya que la necesitarás en el siguiente paso.

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Acceder a la configuración del módulo

Ahora que hemos generado la APIKEY necesitamos configurar el módulo de PrestaShop para que la use. Volviendo al panel de administración de PrestaShop, haz clic en la nueva entrada Contasimple Chile que aparece en el menú.

Al ser la primera vez que se usa el plugin, en la pantalla de configuración que se cargará se mostrará el asistente de configuración. Haz clic en el botón Vincular cuenta para empezar con el proceso.


Asistente de configuración inicial

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Introducir la APIKEY en el asistente

Aparecerá un diálogo de texto solicitando la APIKEY que has copiado anteriormente en la web de Contasimple Chile. Introdúcela (botón derecho 'Pegar' o Control + V) y haz clic en Entrar.


Introducción de la APIKEY

Después de un breve instante de autenticación, el diálogo nos mostrará un mensaje de Conexión establecida y dará lugar al paso 4.

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Seleccionar la empresa

El plugin nos pedirá que escojamos a través de un control desplegable la empresa con la que deseamos trabajar. En caso de disponer de una única empresa, ésta ya aparecerá como seleccionada, en caso contrario, debemos seleccionar la empresa deseada.

Al seleccionar las empresas se muestra un breve resumen sobre la región fiscal, para clarificar las características de la empresa seleccionada. Esto nos recuerda que hay que tener correctamente configurados los impuestos en PrestaShop para dicha región, para no encontrar problemas posteriores en la sincronización.


Seleccionar la empresa destinataria en Contasimple Chile

Tras haber seleccionado la empresa deseada del listado, hacer clic en Seleccionar una empresa.

Nota: Si el NIF configurado en tu PrestaShop en el campo Número de registro en la sección Configurar > Parámetros de la tienda > Contacto > Tiendas no coincide con el NIF configurado en tu empresa en Contasimple Chile te aparecerá una nueva pantalla informando de la situación.


Aviso NIF no coincide

Te advertimos ya que el campo número de registro se suele mostrar en el pie de página de los PDF de las facturas de PrestaShop y puede ser incoherente que se muestre un identificador diferente al de tu NIF actual. Te recomendamos que vayas a dicha sección y actualices manualmente el campo número de registro para que coincida con el NIF de Contasimple Chile, aunque no es imprescindible para continuar con la configuración del módulo. Contasimple Chile usará en cualquier caso el NIF de nuestra plataforma.

Simplemente haz clic en Continuar.

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Seleccionar métodos de pago

El último paso nos solicitará establecer una correspondencia entre los métodos de pago existentes en Contasimple Chile y los módulos de pago en PrestaShop.

Por ejemplo, supongamos que permitimos pagar a través de pasarela bancaria en PrestaShop y queremos que esta información se traslade a nuestras facturas en Contasimple Chile una vez se hayan sincronizado. Contasimple Chile por defecto solamente dispone del método de pago Efectivo al crear la empresa, pero se pueden crear tantos métodos de pago como se desee.

Por lo tanto, una vez creado un nuevo método de pago Transferencia bancaria en Contasimple Chile, aparecerá en esta ventana, y bastará con seleccionar ambos en el respectivo desplegable.


Seleccionar los métodos de pago correspondientes entre PrestaShop y Contasimple Chile

Podemos crear en Contasimple Chile tantos métodos de pago como sean necesarios. Por ejemplo, los módulos para pagos vía PayPal o Stripe son muy usados en PrestaShop.

Nota: Recomendamos tener dados de alta todos los métodos de pago en Contasimple Chile antes de configurar el módulo para que una vez estés en el asistente ya te aparezcan todas las opciones de pago en los desplegables.

Una vez hayas asignado todos los métodos de pago, haz clic en Guardar selección y tras unos instantes, serás redirigido a la pantalla de Configuración, donde en vez del asistente inicial aparecerá un cuadro resumen con los datos básicos de la empresa, así como algunas opciones de configuración adicionales.


Resumen de la empresa configurada

¡Felicidades! Ya has configurado los aspectos más básicos del módulo y puedes empezar a sincronizar facturas.

Si necesitas volver a ejecutar el asistente (por ejemplo porque quieres usar otra empresa) solo tienes que pulsar el botón Desvincular cuenta y volverás a poder ejecutar el asistente. Tus datos de facturas sincronizadas se mantendrán.

Si deseas borrar todos los datos de facturas sincronizadas y empezar de cero, entonces haz clic en el botón Desvincular cuenta y eliminar datos.

Como ya tienes el plugin configurado, la próxima vez que hagas clic en el menú Contasimple Chile serás redirigido a la página de estado de sincronización de facturas, donde podrás llevar el seguimiento de los pedidos sincronizados y pendientes de sincronizar.


Otros ajustes

Debajo del apartado de Información de la cuenta en la pantalla de configuración tienes algunos ajustes extra del módulo:

  • Mostrar avisos (Si / No)

    Si esta opción está activada, aquellas facturas que se hayan podido sincronizar pero que tengan datos sospechosos de ser incorrectos se mostrarán en un nuevo estado Sincronizado con avisos (en color amarillo) indicando el posible problema detectado.

    Por ejemplo, facturas en España que no tengan IVA. Aunque técnicamente es posible debido a que hay actividades exentas de IVA (por ejemplo, las clases particulares) no es un caso de uso habitual de un eCommerce y por eso te lo indicaremos por si necesitas hacer ajustes en los impuestos de tu tienda.

  • Activar logs (Si / No)

    Cuando la opción está activada (Si) se guardará en la carpeta logs de PrestaShop un fichero por día con información detallada acerca de los intentos de sincronización de facturas, así como otros datos técnicos acerca del hosting, versión de PrestaShop, otros módulos instalados, etc.

    Estos ficheros serán necesarios en caso de que encuentres errores en la tienda y necesites soporte técnico (más info en la sección FAQS).

Ambos ajustes están activados por defecto y te recomendamos dejarlos activados. No obstante, si estás generando demasiados datos de traza de errores y la sincronización funciona bien, o no requieres ver información adicional acerca de las facturas sincronizadas con posibles errores fiscales, puedes desactivarlos.

En la parte inferior de la pantalla, en la sección Documentación tienes enlaces a la documentación extendida del módulo en formato PDF. Te recomendamos leerla ya que contiene más detalle acerca del funcionamiento del plugin y sus características.

Si tienes alguna duda, te recomendamos que consultes la sección de preguntas frecuentes.


Preguntas frecuentes - FAQ

¿Cómo funciona la sincronización de facturas?

A partir de que hayas configurado el plugin, los pedidos entrantes que se haya completado y marcado como pagados se sincronizarán automáticamente hacia tu cuenta en Contasimple Chile, sin intervención por tu parte.

En caso de que tengas pedidos anteriores a la instalación del plugin, éstos aparecerán en la pantalla de estado de facturas como No marcados para sincronizar.

Si te interesa sincronizar dichas facturas, puedes sincronizarlas individualmente con el botón sincronizar que aparece en cada fila para la correspondiente factura de PrestaShop, o bien seleccionar varias o todas las facturas y sincronizarlas de golpe con la opción que encontrarás en el desplegable Acciones agrupadas al pie de la tabla.

Las facturas se sincronizarán con el mismo número de factura y serie que asigna PrestaShop (el mismo que aparece en la factura PDF que te permite descargar tu eCommerce).

¿Soportáis múltiples divisas?

Lamentablemente, no.

Contasimple Chile solamente admite la moneda oficial de la región fiscal configurada en Contasimple Chile Web, ya que la gran mayoría de países obligan a usar la propia divisa para declarar los impuestos. Si intentas sincronizar pedidos pagados con una moneda diferente a la configurada para tu región fiscal, obtendrás un error.

La conciliación contable debida a la conversión entre divisas de los pagos de los pedidos está fuera del alcance del módulo y en caso de que desees mostrar precios en otras monedas a usuarios de distintos países, recomendamos instalar un módulo que permita mostrar una conversión aproximada durante el proceso de compra, pero usar internamente siempre la misma divisa durante el checkout y que ésta coincida con la configurada en Contasimple Chile.

¿Está soportado el modo multitienda?

Sí, con algunas limitaciones.

El asistente de configuración es común a todas las tiendas que tengas creadas en tu PrestaShop a través del modo multitienda, por lo tanto, todas las tiendas comparten la misma empresa en Contasimple Chile.

Sin embargo, cada tienda de tu instalación multitienda puede configurar una serie de numeración diferente, con lo cual podrás mantener una separación lógica entre facturas para diferentes tiendas, siempre que añadas un prefijo diferente a cada tienda.

En caso de que requieras que las facturas se sincronicen contra empresas de Contasimple Chile diferentes, entonces te recomendamos que muevas tus tiendas de PrestaShop a instalaciones independientes.

No consigo completar el asistente de configuración ¿Qué puedo hacer?

Si durante el asistente de configuración del módulo al introducir la clave de API (APIKEY) y hacer clic en el botón Conectar no obtienes ninguna respuesta (tanto afirmativa como negativa) y no consigues pasar al siguiente paso del asistente, es posible que haya un conflicto con algún otro módulo o alguna incompatibilidad con las características de tu hosting.

En este caso, contacta con nosotros a través del soporte al usuario de la plataforma y te asistiremos para resolver el problema.

Este tipo de problemas suelen tener lugar en el navegador web (JavaScript), por lo tanto, es posible que nuestro equipo técnico requiera que le facilites algunas capturas de pantalla de la consola de depuración del navegador. Recomendamos usar Google Chrome.

Al instalar y/o activar el plugin me aparecen errores raros en la tienda. ¿Qué puedo hacer?

Puede ser debido a incompatibilidades con módulos de terceros, a características nuevas o eliminadas en versiones recientes de PrestaShop, o por características de tu hosting (versión de PHP, etc.) que no están soportadas por el módulo.

En este caso, contacta con nosotros a través del soporte al usuario de la plataforma y te asistiremos para resolver el problema.

Es muy probable que te solicitemos uno o varios ficheros de registro de errores (logs), correspondientes a los días en que hayas encontrado estos problemas, para que el equipo técnico los analice.

Para obtener los ficheros de log, deberás:

  • Descargarlos fácilmente desde la página de configuración del módulo en Contasimple Chile > Configuración.

    Haz scroll hasta encontrar la opción Activar logs y asegúrate que está activada. En caso afirmativo, en la sección Información adicional selecciona la fecha del día en el que has encontrado errores en el control de tipo calendario (por defecto la fecha actual) y haz clic en el botón Descargar. Repite para cada uno de los días en los que creas que han habido errores.

    Descargar fichero de errores (log file)
  • Obtenerlo directamente del hosting a través de FTP o panel de administración.

    En ocasiones cuando no puedes conectar con la APIKEY tampoco funciona la descarga de logs desde el módulo, por los mismos problemas con JavaScript. En este caso puedes obtener los ficheros directamente accediendo al sistema de ficheros de tu espacio web (de tu proveedor de hosting, tipo cPanel/Plesk o similar).

    Los ficheros de registro se encuentran ubicados en la carpeta /log que cuelga de la raíz de tu espacio web o carpeta propia para la instalación de PrestaShop (versión 1.6 o inferior) o en /var/logs si se trata de PrestaShop 1.7 o superior, y tendrá un formato de nombre similar a este: Contasimple Chile_30-04-2020.log

Aparecen errores de sincronización en la página de facturas. ¿Qué puedo hacer?

En primer lugar, hay que revisar las características del pedido y ver si son correctas con respecto a la región fiscal seleccionada en Contasimple Chile.

Por ejemplo: ¿El porcentaje del IVA ha cambiado durante el siguiente año fiscal? en ese caso deberás actualizar los impuestos en tu tienda, editar el pedido (y posiblemente notificar del error a tus clientes) e intentar volver a sincronizar la factura.

En caso de que consideres que el error informado por el módulo no es correcto, u obtengas un Error desconocido entonces contacta con nosotros a través del soporte al usuario de la plataforma y te asistiremos para resolver el problema.

Es muy probable que te solicitemos uno o varios ficheros de registro de errores (logs), correspondientes a los días en que hayas encontrado estos problemas, para que el equipo técnico los analice. En el apartado superior tienes información acerca de cómo obtenerlos.

Algunas facturas se sincronizan con líneas de concepto diferentes al pedido original en PrestaShop, agrupadas por tipo de IVA. ¿Por qué sucede?

Contasimple Chile y PrestaShop representan de manera diferente los precios de los productos e impuestos aplicados. Mientras que Contasimple Chile trabaja siempre con dos decimales, PrestaShop permite configurar el número de decimales que deseamos que aparezcan por pantalla (por defecto son dos, como en Contasimple Chile) pero internamente trabaja con seis decimales en sus cálculos.

Esta diferencia en la representación interna de los decimales es la responsable de que en algunas ocasiones al trasladar los importes de los productos de PrestaShop hacia Contasimple Chile el total de la factura no cuadre con respecto al pedido original.

Veamos un ejemplo para entenderlo mejor:

Supongamos que nuestra tienda vende un producto del que se suelen vender muchas unidades por pedido a un precio de 0.99 euros la unidad, impuestos ya incluidos. Al crear un producto, PrestaShop permite la opción de introducir los precios de los productos tanto con el IVA incluido o excluido y en función del campo que rellenemos primero calcula el valor del otro a partir de la regla de tasas definida.


Introducción de precios del producto con o sin IVA

Si un cliente compra una sola unidad de nuestro producto en España y se le aplica el 21% de IVA, en este ejemplo el precio que calculará PrestaShop para ajustar la base imponible a la cantidad que deseamos facturar al usuario con impuestos incluidos será de 0.99 / 1.21 = 0.818181 euros. El importe del IVA aplicado al producto será pues el resto (0.171818 euros).

Como PrestaShop muestra los precios al usuario final redondeados por pantalla, en el carrito de la compra veríamos 0.82 euros para la base y 0.17 euros para el IVA, y un total de 0.99 euros.

Este tipo de pedido se podría sincronizar correctamente hacia Contasimple Chile porque incluso redondeando los precios a dos decimales antes de hacer la suma de los importes, el resultado es el mismo (no se acumula error).

Ahora supongamos que otro un usuario compra 100 unidades del mismo producto.

El cálculo que hace PrestaShop internamente para calcular los totales es el siguiente:

Precio unidad: 0.818181
Unidades: 100
Base imponible total: 81.818181 (por pantalla se muestra 81.82)
Importe 21% IVA: 17.181818 (por pantalla se muestra 17.18)
Total: 98.999999 (por pantalla se muestra 99 y se guarda también 99.00 como importe final)

Como vemos, PrestaShop arrastra los 6 decimales en todos sus cálculos independientemente de que muestre por pantalla los precios redondeados.

Sin embargo, cuando el módulo intenta traspasar los valores reales a la factura en Contasimple Chile, al tener que redondear primero todos los componentes de la línea a dos decimales y luego efectuar los cálculos, la misma línea de factura en Contasimple Chile queda:

Precio unidad: 0.82 (ya redondeado)
Unidades: 100
Base imponible total: 82.00
Importe 21% IVA: 17.22
Total: 99.22

Si se sincronizaran dichos importes se acumularía una diferencia de 22 céntimos (18 céntimos provendrían de la base y 4 del IVA) con respecto al pedido original por la ligera diferencia de redondeo de decimales que tiene lugar en la unidad del producto.

Esta diferencia se agrava aún más si el pedido contiene otros productos que a su vez también acumulan errores de redondeo.

Contasimple Chile prioriza en todo momento que los importes trasladados para los totales de la base imponible y el IVA sean exactos con respecto a los del pedido original para garantizar que la contabilidad nunca se descuadre y para evitar que se declaren valores incorrectos a la Agencia Tributaria.

Por este motivo, el módulo puede recurrir a la estrategia de reorganizar las líneas de factura con el objetivo de aplicar el redondeo al final del cálculo y así poder minimizar los errores de cálculo y sincronizar la factura con los importes originales exactos.

Por ejemplo, si se reformula la anterior línea de factura partiendo ya del total del precio de 100 unidades e introduciéndolo como una única unidad, vemos que la línea de factura en Contasimple Chile cuadra:

Precio unidad: 81.82 (0.818181 * 100, redondeado)
Unidades: 1
Base imponible total: 81.82
Importe 21% IVA: 17.18
Total: 99.00

Esta factura se puede sincronizar hacia Contasimple Chile de manera segura, ya que no causa ningún descuadre de la contabilidad.

Nota: Desde la versión 1.6 del módulo se traspasa toda la información del pedido original a los comentarios de cada línea de factura, de manera que el cliente final siempre verá la información del pedido original en PrestaShop y no se perderá ningún detalle.

Esta situación se puede evitar en muchos casos si se aplican los siguientes ajustes recomendados a la tienda de PrestaShop:

Configurar PrestaShop con los ajustes por redondeo por defecto

La sincronización suele funcionar bien si se mantienen los valores por defecto de redondeo de PrestaShop de redondeo al alza, redondeo a cada línea y redondeo a 2 decimales, siempre y cuando se evite introducir el precio de la base del producto sin IVA con más de dos decimales (ver punto siguiente).

En caso de que hubieras cambiado estos ajustes, recomendamos volver a los valores por defecto yendo al menú de PrestaShop 'Configurar > Parámetros de la tienda > Configuración' y marcar los ajustes recomendados (ver imagen).


Configuración de redondeo recomendado para PrestaShop

Revisar las políticas de precios de los productos existentes en la tienda

Si tienes flexibilidad para definir los precios de los productos de tu catálogo, entonces te recomendamos usar el menor número de decimales posibles para minimizar la probabilidad de que aparezcan errores de redondeo, procurando no usar nunca más de dos decimales. En otras palabras, hay que fijar los precios de manera que la base imponible unitaria sea representable con dos decimales, sin necesidad de redondeo.

En el ejemplo anterior, si fijamos el precio de la base del producto (precio sin IVA) a 0.82 obtenemos el mismo importe final de 0.99 IVA incluido para una unidad, pero evitamos los errores de redondeo al seleccionar un gran número de unidades. Notar que esto puede repercutir en el importe final soportado por el cliente final (el precio total del pedido de ejemplo aumentaría a 99.22 €).


Introducción de precios del producto sin IVA

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